QUAL O PRÓPÓSITO DA FERRAMENTA?
A ferramenta tem como propósito criar um processo de validação na loja, onde o gerente faz a conferência dos caixas do dia e posteriormente, o escritório/contabilidade/diretoria realiza a validação do cofre do gerente e verifica se está batendo com o caixa central.
COMO FUNCIONA?
Vídeo treinamento de validação de caixa financeiro:
-> O QUE É A CONTA DE COFRE DA LOJA? (CAIXA CENTRAL)
O COFRE da loja é representado pela conta CAIXA CENTRAL da loja. Esta conta é configurada nos parâmetros da loja quando ocorre a implantação do sistema e cada loja de um mesmo grupo de lojas terá um Caixa Cofre Central diferente (Caixa Cofre Loja 1, Caixa Cofre Loja 2, etc.).
Esta conta serve para representar o cofre físico da loja onde o dinheiro que entra é guardado até ser depositado no banco. Portanto, o saldo desta conta deve ser igual ao valor em dinheiro físico que estiver na loja, guardado no cofre.
Sempre que é feito o fechamento do caixa em dinheiro, lançamento de sangrias e despesas lançadas no caixa, o valor é movimentado na conta Caixa Central da loja.
-> CONFERÊNCIA DE CAIXA GERENTE
Primeiramente, os caixas irão realizar o fechamento dos caixas da loja conforme processo padrão, informando valores de dinheiro, cartão, cheque etc. no fechamento, conforme movimentados no dia.
Após todos os caixas serem fechados, o gerente irá acessar a tela da Central do Gerente, em Conferência de Caixa Gerente
Ao acessar a tela de Conferência de Caixa Gerente, poderá selecionar a data que será feita a conferência e o gerente irá visualizar os valores fechados de cada caixa (operador) que a loja abriu e fechou no dia.
O saldo será a diferença entre a entrada e a saída, portanto, o sistema irá subtrair o total informado na saída com a entrada informada no sistema. Os valores são de fechamento de dinheiro, cheque e cartão/pix.
Caso o caixa tenha fechado corretamente, o SALDO ficará zerado, e o STATUS ficará como CAIXA OK
O gerente pode clicar no botão de "RELATÓRIO CAIXA" para abrir o relatório web de caixa resumido/detalhado, para analisar os valores do fechamento comparando o totais de entrada com os totais de saída.
Outra forma de conferir é clicar duas vezes encima do caixa (operador), será aberta a tela da CONFERÊNCIA de caixa, onde o gerente poderá analisar os valores para tentar identificar lançamentos incorretos usando as abas de entrada e saída:
(Para saber como corrigir caixa, veja artigo sobre correção de caixa: Como Corrigir Fechamento de Caixa - Data System Softwares)
Após conferir o caixa e corrigi-lo caso necessário, o gerente deverá informar que o caixa está CONFERIDO clicando no botão respectivo e gravar:
Após conferir os caixas, o gerente irá realizar a contagem do valor TOTAL em DINHEIRO que possui no COFRE físico da loja! Mesmo que no cofre tenham valores acumulados do fechamento de caixa de dias anteriores, o gerente deve somar tudo no lançamento do cofre, pois o intuito é contar o total de dinheiro físico acumulado na loja, para o financeiro depois validar se o total informado bate com o valor que consta na conta de cofre Caixa Central! (Obs. valores que foram lançados como troco final para ficar para o próximo dia na gaveta do caixa não devem ser contados no lançamento do cofre)
Por exemplo, digamos que hoje o caixa fechou com R$ 150,00, mas ontem havia fechado com R$ 100,00 e este valor ficou acumulado no cofre de ontem pra hoje e não foi depositado ainda, sendo assim, o gerente vai informar no lançamento do cofre do dia a soma dos valores, pois este é o total que ele tem atualmente na loja. Neste exemplo, seriam lançados R$ 250,00.
Quando o funcionário lança uma sangria ou uma despesa na tela de LANÇAMENTO do caixa da loja, o sistema automaticamente lança esses valores na conta de Caixa Central cofre da loja. Portanto, a conferência dos valores feita pelo gerente só deverá ser realizada no final do dia quando todas as operações de movimento de caixa forem finalizadas!
O lançamento do cofre na central do gerente tem como único propósito a CONFERÊNCIA, e não movimenta de fato o financeiro. Serve somente para que o escritório valide se o valor que o gerente informou que tem físico na loja bate com o valor que consta no cofre Caixa Central da loja.
Ao clicar em LANÇAR COFRE, será aberta uma tela com a data de lançamento, o valor em dinheiro e cheque a ser lançado e um campo para que o Gerente coloque quaisquer observações sobre o lançamento. Após informar os dados, basta que clique em "gravar" para lançar o total:
-> VALIDAÇÃO DE CAIXA FINANCEIRO
Após o gerente fazer a conferência dos fechamentos de caixa e lançar o cofre, será a vez do financeiro/escritório da loja de conferir os valores.
Para acessar a tela de validação, vá em Movimento -> Caixa Financeiro -> Validação
Selecione na tela o período que irá validar e a loja.
É possível validar mais de uma loja de uma vez, mas recomendamos realizar a conferência de uma de casa vez para facilitar a visualização e validação dos dados.
Podem optar por visualizar somente saldos e caixas não conferidos, já conferidos ou todos no campo de filtragem "Conf. Saldo" e "Conf. Caixa":
Ao filtrar, irá aparecer todos os lançamentos de cofre e validação feitos pelo gerente na tela.
No campo LANÇAMENTOS CAIXA, podemos visualizar todos os operados (caixas) fechados na loja no dia selecionado, e se constam como "Caixa OK" e "Conferidos" pelo gerente.
Caso queira visualizar em detalhes o fechamento de um caixa específico, basta clicar em "detalhar" no operador desejado e será aberta a tela de conferência do caixa.
No campo de LANÇAMENTOS FINANCEIROS o escritório irá validar os valores informados no lançamento de cofre feito pelo gerente.
Clicando "Detalhar" será aberta a tela de Lançamento de Caixa Financeiro, onde poderão validar, naquele dia, todos os lançamentos financeiros que podem ter movimentado valores na conta Caixa Central da loja.
Clicando em "Obs Gerente" será aberta a mensagem escrita pelo gerente no lançamento de cofre daquele dia.
A coluna "Cofre Dinheiro" é o valor que o gerente informou que tem em loja neste dia ao lançar o cofre.
O campo "Cofre Cheque" é o valor lançado caso tenha sido passado um cheque no dia.
O campo "Saldo Atual" é o valor que consta acumulado na conta Caixa Central da loja no sistema.
O campo "Diferença" será a diferença dada entre os campos Cofre Dinheiro/Cheque e Saldo Atual, caso os dois valores sejam iguais, a diferença será 0, ou seja, os valores estão batendo. Caso o valor informado em um dos campos seja diferente, será gerada uma diferença e é ai que a loja fará o processo de análise para entender onde está o erro.
A diferença pode ser proveniente, por exemplo, de algum lançamento errado no caixa financeiro ou caso a loja não tenha lançado alguma movimentação que foi feita de dinheiro, ou se algum caixa da loja foi fechado incorretamente.
No caso de vários dias terem divergência, será necessário validarem dia por dia, analisando todos os lançamentos feitos nos caixas e no financeiro da loja, para entender quais lançamentos podem ter sido feitos incorretamente e assim, realizarem a correção necessária.
Podem usar os botões de atalho de "detalhar" para verificarem cada uma das telas:
Após realizar a conferencia, estando tudo certo, deve-se clicar em "Saldo Conferido" e "Caixa Conferido", para indicar que ambos o saldo do cofre e os caixas da loja foram verificados e estão corretos.
Caso for necessário deixar uma observação registrada em alguma conferência, podem clicar em "Obs. Financeiro" e será aberta uma tela para inserir uma mensagem:
PONTO IMPORTANTE: Uma vez que é feito o lançamento do cofre na central do gerente, o gerente não consegue mais mudar o valor informado.
Caso o valor informado no lançamento do COFRE pelo gerente esteja ERRADO e precise ser corrigido, o financeiro poderá clicar em EXCLUIR no lançamento do dia, desta forma, o gerente irá conseguir lançar novamente o cofre.
-> SALDO DO CAIXA CENTRAL
O saldo do Caixa Central, como explicado, deve sempre representar o valor que está acumulado na loja.
Portanto, para que este valor bata, sempre que um valor for movimentado do cofre da loja, deverá ser lançado no sistema. Se tirar um valor da gaveta de caixa, precisa lançar a despesa no caixa.
Se tirar um valor do cofre para fazer um pagamento, deverá lançar esse valor na tela de Lançamento de Caixa Financeiro como uma SAÍDA/DESPESA.
Se for depositar o valor que está no cofre na conta do banco da loja, deverá lançar uma TRANSFERÊNCIA, movendo o valor do Caixa Central (conta origem) para a conta de banco respectiva que fez depósito (conta destino).
A tela de lançamento do caixa financeiro pode ser acessada pelo caminho Movimento -> Caixa Financeiro -> Lançamento
Clique em INCLUIR para fazer um novo lançamento:
Caso deposite o valor do cofre no banco, selecione a opção TRANSFERÊNCIA ENTRE CONTAS e informe a conta de origem do valor (cofre Caixa Central da loja) e a conta de destino (A conta do banco da loja, que deverá estar cadastrada no sistema).
Informe o valor que será depositado.
O valor que sobrar de saldo no CAIXA CENTRAL deverá corresponder sempre ao valor em dinheiro que estiver físico na loja ainda.
Caso a loja não faça o processo de lançamento do caixa financeiro corretamente, informando as saídas e transferências/depósitos dos valores corretamente, o valor de Saldo Atual na tela de Validação de Caixa Financeiro não irá bater! Pois o gerente sempre vai lançar no cofre conforme o valor que está com ele na loja.
Se antes de depositar o valor no banco, a loja repassa o dinheiro ao Escritório, podem criar uma Conta Caixa Escritório e sempre que for repassado o valor ao escritório, devem lançar a transferência dos valores do Caixa Central da loja para o Caixa Escritório. Desta forma, mantendo o Caixa Central só com o saldo que realmente representa o valor físico que está na loja.
-> BOTÕES DE ATALHO PARA RECEBIMENTO DE CARTÃO
Na tela de validação em si, será validado somente os valores de dinheiro lançados no Caixa Central da loja e os valores de cheque, caso houverem. Entretanto, é possível utilizar os botões de atalho nesta tela para poder efetuar os recebimentos de cartão e cheque pré.
Caso a loja utilize a conciliação automática da Boa Vista, poderá clicar no botão "Conciliação de Cartão" para abrir a tela de conciliação e realizar os recebimentos do dia.
Caso não tenha a integração com a Boa Vista, deverá realizar o processo manualmente clicando no botão de Baixa de Contas a Receber, que irá abrir a tela de baixa de Cheque pré/Cartão:
