O QUE É UM DE CONTAS A PAGAR?
A tela de contas apagar tem o propósito de lançar e baixar títulos a serem pagos pelas lojas, para gerar um registro nos relatórios e movimento financeiro nas contas de caixa/banco. Normalmente utilizado, por exemplo, no lançamento de contas de despesa da loja ou compras de mercadorias.
TELA DO CONTAS A PAGAR
Para acessar o Contas a Pagar, clique no atalho da tela inicial do sistema ou vá no caminho MOVIMENTO -> CONTAS A PAGAR
Ao abrirmos a tela, teremos diversas abas para acesso a etapas diferentes do processo:
- CONSULTA
- LANÇAMENTO
- BAIXA
- ESTORNO
- CONCILIAÇÃO
- MANUTENÇÃO EM GRUPO
- PROGRAMAÇÃO
-> LANÇAMENTO DE UMA CONTA
Para começar a lançar uma conta, basta abrir a aba de LANÇAMENTO, onde terão os dados para preenchimento do lançamento
Escolha primeiro o TIPO DE CONTA. Existem dois tipos de lançamento de contas, o lançamento de conta de DESPESA e de conta de FORNECEDOR, primeiramente irá selecionar se irá lançar uma conta despesa ou de um fornecedor.
• FORNECEDOR: será lançado quando o pagamento do título for direciona a pagamentos de mercadorias e afins;
• DESPESA: será utilizada para atribuir, categorizar e controlar todo e qualquer tipo de despesa na loja, como por exemplo: Água, aluguel, taxa de cartão, reparos, alimentação, etc.
OBS: Lançamentos de contas de FORNECEDOR não possuem uma conta de despesa informada, ao selecionar essa opção o campo "conta" irá sumir, somente contas de DESPESA podem ter conta informados.
Em seguida, informe qual será a LOJA DESTINO da conta lançada. Poderá lançar uma conta para mais de uma loja de uma vez (será gerada uma conta igual individualmente para cada loja lançada no campo destino).
No caso de estar lançando conta de despesa, informe a CONTA (será conta tipo DESPESA), para identificar o motivo da despesa. Caso não tenha uma criada, pode clicar na lupa e em INCLUIR para criar uma nova conta.
No lançamento de conta de DESPESA, você pode lançar também um FORNECEDOR, normalmente relacionado a conta despesa que lançou, por exemplo, ao lançar uma conta para despesa de ÁGUA, pode colocar como fornecedor a empresa responsável pelo fornecimento de água que gera o boleto de pagamento.
Opcionalmente, poderá informar um CENTRO DE CUSTO, não é um campo obrigatório, mas podem criar um com número de SPED para via de organização e para quando gerarem os arquivos fiscais para o contador.
Informe o TIPO PAGAMENTO (se será pago via boleto, depósito, cheque, etc). Caso não tenha no sistema o tipo de pagamento que precisa lançar, você pode clicar na lupa e em "incluir" para criar um novo tipo.
Informe no campo HISTÓRICO uma descrição breve que ajude a identificar sobre o que é o lançamento sendo feito, ou qualquer informação relevante a ele:
Informe o número do DOCUMENTO/NF e da DUPLICADA.
Obs: Se estivermos no sistema "USE", a descrição do campo será "Nota Fiscal", agora se estivermos no sistema "USE NF", a descrição é usada como "Documento".
No campo EMISSÃO, irá informar a data de emissão do documento de pagamento ou da conta. Caso seja uma conta com mais de uma parcela, poderá marcar o campo "GERAR MENSALMENTE" para que, no DRE, cada parcela apareça em emitida no seu mês de vencimento, em vez de aparecerem todas na mesma emissão. (esse campo não gera o lançamento mensalmente, serve somente para mudar a forma que aparecerá no DRE)
Caso seja um lançamento que possua um DESCONTO COMERCIAL no pagamento, poderá informar, em PORCENTAGEM, o valor do desconto dado. Desta forma o lançamento é feito com o valor total da conta + o desconto dado, ficando com as parcelas geradas no valor correto:
Caso possua ENGARGOS no boleto, como MULTA (R$) e JUROS/DIA (R$), poderá lançá-los também no campo. Os encargos são aplicados após o vencimento, sendo a multa aplicada após o vencimento, e o juros por dia de atraso até a baixa de pagamento.
O mesmo se aplica caso tenham DESCONTOS no boleto, no caso de antecipação de pagamento. O desconto PONTUALIDADE pode ser dado em R$ ou %, e é aplicado assim que baixar a parcela antes do vencimento, e o desconto por ANTECIPAÇÃO/DIA, aplicado em R$, é calculado por dia pago antecipado.
Informe qual será a forma do vencimento das parcelas! FIXO MENSAL será a cada 30 dias, e INTERVALO, poderá informar o intervalo de dias entre cada parcela de forma personalizada (Ex. 60/90/120). Informará também o vencimento da primeira parcela
Por fim, informe o número de parcelas (caso tenha colocar intervalo, o sistema calcula o número de parcelas) e informe o valor total do lançamento e o sistema irá calcular o total da parcela:
Após preencher todos os dados, clique em GERAR para que sejam geradas as parcelas na tela.
Após gerar as parcelas, poderá editar os campos dando dois cliques encima, como vencimento e valor (ou outros campos como desconto, juros etc)
Caso altere qualquer informação nos dados do lançamento na parte superior da tela, deverá clicar em GERAR novamente para que as alterações salvem nas parcelas.
Após isso, basta clicar em GRAVAR!
Ao gravar, os dados irão aparecer na aba de CONSULTA, será gerado um lançamento para cada parcela na tela.
